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Wohnungseigentumsverwaltung

Wohnungseigentumsverwaltung (auch: WEG-Verwaltung) bezeichnet im deutschen Wohnungseigentumsrecht die Aufgabe des Verwalters, nämlich die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums (§ 20 Wohnungseigentumsgesetz). Da in vielen Fällen nicht eine bestimmte Person als Verwalter in Erscheinung tritt, sondern die Wohnungseigentümer mit (verschiedenen) Mitarbeitern eines Verwaltungsunternehmens zu tun haben, wird umgangssprachlich auch dann von der Wohnungseigentumsverwaltung gesprochen, wenn das Organ gemeint ist, das diese Aufgabe erfüllt.

Inhaltsverzeichnis

Begriff

Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG), die Gerichte und die Fachliteratur sprechen vom Verwalter, wenn die Person gemeint ist, und von der Verwaltung, wenn es um die Aufgabe bzw. die Tätigkeit des Verwalters geht.

Grundlagen

Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) können durch einen einfachen Mehrheitsbeschluss einen Verwalter für das Gemeinschaftseigentum bestimmen. Nach dem deutschen Wohnungseigentumsgesetz (WEG) kann die Bestellung eines Verwalters nicht ausgeschlossen werden, d. h. es muss ein Verwalter bestellt werden, auch wenn nur ein Eigentümer dies verlangt. Ist kein Verwalter bestellt, so „steht die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums den Wohnungseigentümern gemeinschaftlich zu“ (§ 21 Abs. 1 WEG), ebenso die Vertretung der Gemeinschaft (§ 27 Abs. 3 Satz 2 WEG).

Die Eigentümergemeinschaft kann entweder einen Miteigentümer oder auch einen Dritten (Dienstleister) zum Verwalter bestellen. Dieser kann eine natürliche oder eine juristische Person sein, beispielsweise eine GmbH, nicht aber eine Personengemeinschaft wie Eheleute oder eine GbR. Die Bestellung erfolgt durch Beschluss in der Wohnungseigentümerversammlung. Die Eigentümergemeinschaft und der WEG-Verwalter sollten gleichzeitig einen Verwaltervertrag schließen, in dem nähere Regelungen vereinbart werden. Die Verwalterbestellung und mithin der darauf basierende Vertrag sind – abweichend von § 305 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) – auf höchstens fünf Jahre beschränkt, bei Erstbestellung einer neu begründeten Gemeinschaft auf höchstens drei Jahre. Aus verwaltungspraktischen Gründen erfolgt die Bestellung meist bis zum Ende eines Wirtschaftsjahres (i.d.R. Kalenderjahr). Eine Wiederwahl ist möglich, darf aber frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden. Der Verwalter haftet gegenüber der Eigentümergemeinschaft für alle von ihm zu vertretenden Vermögens- und Vertrauensschäden.

Aufgaben

Die Verwaltung durch die Wohnungseigentümer ist durch § 21 WEG geregelt. Zur dort so genannten ordnungsmäßigen Verwaltung gehört insbesondere die

Aufstellung einer Hausordnung
ordnungsgemäße Instandhaltung/Instandsetzung
angemessene Feuer– und Haftpflichtversicherung
Ansammlung einer Instandhaltungsrücklage
Aufstellung des Wirtschaftsplans nach § 28 WEG damit eine ordentliche Rechnungslegung
Duldung der Herstellung von Fernsprech- und Rundfunkempfangsanlagen sowie Energieversorgungsanschlüssen

Nach § 24 Abs. 7 WEG ist eine Beschluss-Sammlung zu führen.

Darüber hinaus besorgt der WEG-Verwalter sämtliche zur Bewirtschaftung der Immobilie erforderlichen Geschäfte, soweit sie das gemeinschaftliche Eigentum umfassen. So hat er sich z. B. um Energieeinkauf, Pflege sowie die technische Betreuung und Wartung zu kümmern. Einzelne „Aufgaben und Befugnisse des Verwalters“ hat der Gesetzgeber in § 27 Absätze 1 bis 3 WEG umrissen. Diese können nicht durch Vereinbarung oder Beschluss eingeschränkt werden (§ 27 Absatz 4 WEG).

Der Verwalter ist nach § 27 Abs. 5 WEG verpflichtet, gemeinschaftliche Gelder wie die Instandhaltungsrücklage getrennt von seinem eigenen Vermögen zu halten. Damit wird verhindert, dass Gemeinschaftsvermögen im Falle von Insolvenz oder Tod des Verwalters in die Insolvenzmasse oder den Nachlass einfließt. Daher hat der Verwalter die Bankkonten als offene Fremdgeldkonten auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft zu führen, auch wenn in der Praxis Treuhandkonten noch häufig vorkommen. Zudem ist es der Eigentümergemeinschaft möglich, vom bestellten WEG-Verwalter den Nachweis einer ausreichenden Vermögensschadenhaftpflichtversicherung zu verlangen.

Der Verwalter ist gegenüber der Eigentümergemeinschaft rechenschaftspflichtig. Dazu erstellt er jährlich eine Abrechnung (sowie einen neuen Wirtschaftsplan) und beruft zu deren Feststellung durch Beschluss (zumindest) eine Eigentümerversammlung ein. Von dieser kann er entlastet werden. Für die Abstimmung zur eigenen Entlastung darf der WEG-Verwalter jedoch weder Vollmachten einsetzen, die ihm von einzelnen Eigentümern für die Versammlung erteilt wurden, noch die eigene Stimme, wenn er zugleich Wohnungseigentümer ist.^[1]

Es empfiehlt sich, einen Verwaltungsbeirat nach § 29 WEG zu wählen, der den Verwalter unterstützt. Die Einrichtung eines Verwaltungsbeirates ist jedoch nicht verpflichtend. Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann in der Gemeinschaftsordnung Bestimmungen für die Wahl und die Besetzung des Verwaltungsbeirats treffen, die von der gesetzlichen Regelung abweichen, zum Beispiel, um die Möglichkeit zu schaffen, den Beirat mit mehr oder weniger als 3 Wohnungseigentümern zu besetzen oder auch die Bestellung von Personen, die nicht Wohnungseigentümer sind, zuzulassen. Aber auch wenn die Gemeinschaftsordnung keinen entsprechenden Passus enthält, kann die Eigentümerversammlung mehrheitlich beschließen, einen Beirat zu wählen. Dieser Beirat besteht aus einem Vorsitzenden und zwei weiteren Mitgliedern. Alle drei Personen müssen Eigentümer von Wohnungen in der WEG sein.

Qualifikation

Die WEG-Verwaltung ist rechtlich nicht an eine berufliche Qualifikation gebunden, was sowohl von den Verwalterverbänden als auch von Verbraucherschützern stark kritisiert wird, weil es sich um eine hochkomplexe und verantwortungsvolle Tätigkeit handelt. Eine Beschränkung des Verwalters auf bestimmte Berufsgruppen oder Qualifikationen ist unwirksam (Verstoß gegen § 26 WEG).

Wünschenswert sind eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich der Immobilienwirtschaft, wie beispielsweise „Kaufmann/-frau der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft“, „Immobilienkaufmann/-frau“ oder „Immobilienassistent/-in“ oder aber einer gleichwertigen anderen Ausbildung.

Auch ein Hochschul- oder Fachhochschulabschluss kann Grundlage der Berufsausübung sein. Sinnvoll wäre hier ein Studium mit betriebswirtschaftlichen und/oder juristischen Inhalten. Ratsam sind auch technische Kenntnisse sowie eine regelmäßige Fortbildung zur aktuellen Rechtsprechung.

Im Allgemeinen muss es für kleinere Eigentümergemeinschaften nicht unbedingt sinnvoll sein eine professionelle Verwaltung zu beauftragen, wenn sich innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft jemand mit den nötigen Fachkenntnissen und Absicherungen im Falle von Vermögensschäden zur Verwaltung bereit erklärt. Ein größeres Verwaltungsunternehmen kann zwar gegenüber Einzelpersonen möglicherweise eine bessere Verfügbarkeit bieten, auch Spezialisierung von Mitarbeitern auf Teilaspekte wie kaufmännische, juristische oder technische Fragen bieten, das ist jedoch oft nicht in unmittelbarer Nähe zum Objekt zu finden.

Bei kleinen Wohnungseigentumsanlagen – insbesondere wenn diese ausschließlich von Eigentümern selbst bewohnt werden – kann es auch sinnvoll sein, den WEG-Verwalter aus der Mitte der Eigentümer zu bestellen. Dadurch kann sowohl eine Ersparnis bei der Verwaltervergütung als auch eine (zeit-)intensivere Betreuung durch die Nähe zum Objekt erzielt werden.

Verantwortlich und bevollmächtigt für die gesamte Dauer seiner Bestellung ist immer der Verwalter – also der Verwalter (als natürliche Person) oder das Verwaltungsunternehmen (Handelsgesellschaft als juristische Person).

Verstirbt der Verwalter (analog: geht das Verwaltungsunternehmen in Insolvenz), muss die Eigentümerversammlung einen neuen Verwalter bestellen. Wird ein bestelltes Verwaltungsunternehmen veräußert (z. B. Gesellschafterwechsel bei einer GmbH), oder die Geschäftsleitung ausgetauscht, beeinträchtigt dies die Verwalterposition nicht. Jedoch muss insbesondere bei erheblichen Änderungen der Beteiligungsverhältnisse im Verwaltungsunternehmen (z. B. Unternehmensverkauf, Ein- oder Austritt eines Gesellschafters in der GmbH) die Verwalterbestellung ggf. durch die Eigentümergemeinschaft bestätigt werden.

Geht das Verwaltungsunternehmen in Insolvenz gehen leider oft die Rücklagen der einzelnen Wohneigentumsanlagen bei falscher Kontoführung (Treuhandkonto) in die Insolvenzmasse ein. Ein Aussonderungsanspruch kann nicht immer durchgesetzt werden und somit stellt dies für die einzelnen Wohneigentumsanlagen oft einen Totalverlust der Rücklagen dar. Wohnungseigentümer sollten darauf achten, dass Kontoinhaber der teilrechtsfähige Verband Wohnungseigentümergemeinschaft ist.

Abgrenzung

Die Betreuung der Mieter vermieteter Eigentumswohnungen und das Mietinkasso ist nicht Aufgabe des WEG-Verwalters. Diese „Mietverwaltung“ ist im Artikel Hausverwaltung beschrieben. Sie kann zwar ebenfalls übernommen werden („Mischverwaltung“), z. B. zur Erzielung von Synergieeffekten. Doch ist dabei die WEG-Verwaltung von der Mietverwaltung sowohl rechtlich (andere Vertragsgrundlage), als auch monetär (getrennte Konten) und organisatorisch strikt zu trennen.

Auch alle Maßnahmen zur Verwaltung des Sondereigentums der einzelnen Wohnungseigentümer gehören nicht zu den Aufgaben der WEG-Verwaltung, ebenso wenig die Wohnungsvermittlung.