Ob Wohnungseigentümergemeinschaft, Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung: Beim Wechsel der Hausverwaltung sind einige Punkte zu beachten – von der Kündigung über die Fristen bis zur Übergabe der Unterlagen. Sie werden bei der richtigen Vorgehensweise unterstützt.
Betrifft Sie WEG-Verwaltung oder Miet-/Sondereigentumsverwaltung?
Für den Wechsel gelten unterschiedliche Regeln, je nachdem, in welchem Vertragsverhältnis Sie stehen:
- Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG): Die Verwaltung wird durch Beschluss aller Eigentümer bestellt und abberufen. Ein einzelner Eigentümer kann den WEG-Verwaltervertrag nicht allein kündigen – er benötigt einen Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung.
- Mietverwaltung / Sondereigentumsverwaltung: Wenn Sie als einzelner Eigentümer die Verwaltung Ihrer vermieteten Wohnung beauftragt haben, ist das ein eigenständiger Vertrag zwischen Ihnen und dem Verwalter – unabhängig von etwaigen WEG-Beschlüssen. Sie können diesen Vertrag eigenständig kündigen; maßgeblich sind die im Vertrag vereinbarten Fristen.
Kündigungsfristen beim Verwalterwechsel im Überblick
WEG-Verwaltung: Eine gesonderte Kündigung ist nicht nötig – maßgeblich ist der Abberufungsbeschluss der Eigentümerversammlung. Der Verwaltervertrag endet kraft Gesetzes spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG).
Mietverwaltung / Sondereigentumsverwaltung: Hier gilt die im Verwaltervertrag vereinbarte Kündigungsfrist für die ordentliche Kündigung – in der Praxis häufig rund drei Monate zum Vertragsende. Bei Vorliegen eines wichtigen Grundes ist eine außerordentliche Kündigung möglich. Da der Verwaltervertrag rechtlich als Geschäftsbesorgungsvertrag mit dienstvertraglichem Charakter gilt, greift dafür die gesetzliche Zwei-Wochen-Frist des § 626 Abs. 2 BGB: Die Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis des Kündigungsgrundes erklärt werden.
Prüfen Sie in jedem Fall zunächst Ihren individuellen Verwaltervertrag.
Der Wechsel ist die einfachste Übung
Christian Gottschling, Geschäftsführer
Sie unterschreiben einmal, danach läuft die Übergabe strukturiert ab. Die häufigste Rückmeldung: Es war weniger Aufwand als befürchtet.
Verwalterwechsel in Essen: die häufigsten Anlässe
Kaum eine Gemeinschaft wechselt aus Langeweile. In der Praxis sind es fast immer dieselben Auslöser:
- Die Jahresabrechnung kommt jedes Jahr später – manchmal erst im Herbst.
- Beschlüsse aus der letzten Versammlung sind ein Jahr später noch nicht umgesetzt.
- Niemand geht ans Telefon, E-Mails bleiben wochenlang unbeantwortet.
- Rechnungen und Belege sind nicht nachvollziehbar, die Belegprüfung wird zur Zumutung.
- Hausgeldrückstände werden nicht konsequent verfolgt.
- Der Verwalter hat gekündigt oder gibt das Geschäft auf.
Wenn Sie zwei oder mehr Punkte wiedererkennen, lohnt sich das Gespräch in der Gemeinschaft.
Was beim Wechsel übergeben werden muss
Die alte Verwaltung muss der Gemeinschaft alles herausgeben, was ihr gehört. Dazu zählen vor allem:
- Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Grundbuchunterlagen
- Beschluss-Sammlung und alle Protokolle der Eigentümerversammlungen
- Buchhaltung, Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne und Belege
- Kontounterlagen und der Zugriff auf die Konten der Gemeinschaft
- Versicherungs-, Wartungs- und Dienstleisterverträge
- Eigentümerliste mit aktuellen Kontaktdaten
- Pläne, Prüfberichte, Energieausweise, Gewährleistungsunterlagen
Wir fordern diese Unterlagen für Sie an, prüfen sie auf Vollständigkeit und melden uns, wenn etwas fehlt. Das ist der Teil, der Gemeinschaften ohne Unterstützung am meisten Nerven kostet.
Häufige Fragen zum Verwalterwechsel
Kann man einen Verwalter einfach abberufen?
Ja. Seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 kann die Gemeinschaft den Verwalter jederzeit per Beschluss abberufen, ohne dass ein wichtiger Grund vorliegen muss. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
Welche Mehrheit brauchen wir?
Für die Abberufung und die Bestellung eines neuen Verwalters genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen in der Eigentümerversammlung.
Wie lange dauert ein Verwalterwechsel?
Vom Beschluss bis zur vollständigen Übergabe vergehen meist einige Wochen bis wenige Monate. Entscheidend ist, wie schnell die alte Verwaltung die Unterlagen herausgibt.
Was kostet der Wechsel die Gemeinschaft?
Unser Verwalterwechsel-Service ist kostenlos, wenn die Gemeinschaft sich für uns entscheidet. Wir setzen die Schriftstücke auf und begleiten die Übergabe.
Was, wenn die alte Verwaltung die Unterlagen nicht herausgibt?
Die Gemeinschaft hat einen Herausgabeanspruch. In den meisten Fällen genügt ein förmliches Anschreiben mit Frist. Bleibt es dabei, hilft ein Fachanwalt für WEG-Recht weiter.
Können wir auch mitten im Jahr wechseln?
Ja. Sauberer ist ein Wechsel zum Jahreswechsel, weil dann die Abrechnungsperioden klar getrennt sind. Nötig ist es aber nicht.
Was ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung?
Eine Versammlung außerhalb des üblichen Turnus. Sie kann einberufen werden, wenn ein Wechsel nicht bis zur nächsten regulären Versammlung warten soll. Wir unterstützen bei der Beantragung.
Fazit
Ein Verwalterwechsel ist kein juristisches Großprojekt. Es braucht einen Beschluss in der Eigentümerversammlung, eine saubere Übergabe der Unterlagen und jemanden, der die Fristen im Blick hat.
Den formalen Teil übernehmen wir kostenlos: Beschlussvorschläge, Tagesordnungspunkte, Anschreiben und die Nachverfolgung der Übergabe. Was danach kommt, sehen Sie unter WEG-Verwaltung, Aufgaben der WEG-Verwaltung und Preise.
Übergabe der Verwaltungsunterlagen an den neuen Verwalter
Unabhängig davon, wie der Wechsel zustande kommt: Der bisherige Verwalter ist verpflichtet, sämtliche Verwaltungsunterlagen an die Eigentümergemeinschaft bzw. den neuen Verwalter herauszugeben. Rechtliche Grundlage ist § 667 BGB in Verbindung mit § 675 BGB: Der Verwalter muss als Beauftragter alles herausgeben, was er zur Ausführung seines Auftrags erhalten und was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Honorarforderungen besteht dabei grundsätzlich nicht.
Typischerweise herauszugeben sind:
- Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Aufteilungspläne
- Eigentümerliste, Versammlungsprotokolle und Beschluss-Sammlung
- Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen
- Kontoauszüge, Rücklagenkonten und Belege
- laufende Verträge (Versicherungen, Wartung, Hausmeisterservice)
- Zugangsdaten zu Online-Portalen sowie Schlüssel
Für die Miet- bzw. Sondereigentumsverwaltung gilt sinngemäß dasselbe für die dort geführten Unterlagen, etwa Mietverträge und Kautionsabrechnungen. In der Praxis empfiehlt es sich, die Übergabe zu protokollieren und eine angemessene Frist zu setzen.
Jahresabrechnung beim Verwalterwechsel: Wer rechnet ab?
Erfolgt der Wechsel zum 1. Januar, ist die Zuständigkeit inzwischen höchstrichterlich geklärt: Nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs vom 26. September 2025 (Az. V ZR 206/24) erstellt in diesem Fall der neue Verwalter die Jahresabrechnung für das abgelaufene Jahr – die Abrechnungspflicht der Gemeinschaft entsteht erst am 1. Januar des Folgejahres, wenn der frühere Verwalter bereits aus dem Amt ist. Eine abweichende Regelung ist nur möglich, wenn sie ausdrücklich vertraglich vereinbart wird.
Bei einem unterjährigen Wechsel ist die Zuständigkeit dagegen nicht abschließend höchstrichterlich geklärt. In der Praxis bleibt hier häufig der bisherige Verwalter für den Zeitraum seiner Amtszeit zuständig. Damit keine Zuständigkeitslücke entsteht, sollte im Rahmen der Übergabe ausdrücklich festgelegt werden, wer welchen Abrechnungszeitraum übernimmt.
Diese Angaben sind allgemeine Informationen zur Rechtslage und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Vor dem Wechsel gut informiert
- Kosten der WEG-Verwaltung – Wovon die Verwaltervergütung abhängt und was im Preis enthalten ist.
- WEG-Verwaltung Essen – Verwaltung für Eigentümergemeinschaften nach dem Wohnungseigentumsgesetz.
- Aufgaben der WEG-Verwaltung – Pflichten des Verwalters nach dem WEG im Überblick.
- Mietverwaltung Essen – Betreuung vermieteter Wohnungen und Häuser – mit Seiten für jeden Essener Stadtteil.