Je geordneter eine Eigentümergemeinschaft geführt wird, umso einfacher ist die Zusammenarbeit. Verbindlichkeit und Verlässlichkeit sind die Basis.
Was macht eine WEG-Verwaltung eigentlich?
Das Dach ist undicht. Drei Eigentümer wollen sofort sanieren, zwei halten das für übertrieben, einer ist seit Wochen nicht erreichbar. Und der Regen läuft weiter.
Genau für solche Situationen gibt es die WEG-Verwaltung. Sie ist das ausführende Organ einer Wohnungseigentümergemeinschaft: Sie bereitet Entscheidungen vor, setzt Beschlüsse um, führt das Geld der Gemeinschaft und hält die Fristen ein.
Wichtig ist die Rollenverteilung. Entschieden wird in der Eigentümerversammlung. Die Verwaltung entscheidet nicht an Ihrer Stelle – sie sorgt dafür, dass entschieden werden kann und dass danach auch etwas passiert.
Seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 vertritt die Verwaltung die Gemeinschaft nach außen (§ 9b WEG). Bestellt wird sie von den Eigentümern per Beschluss (§ 26 WEG), ihre Aufgaben und Befugnisse stehen in § 27 WEG.
Die vier Bereiche der WEG-Verwaltung
Nach außen sieht man von der Arbeit einer Verwaltung wenig. Eigentümer bekommen die Jahresabrechnung und einmal im Jahr die Versammlung mit. Dazwischen läuft deutlich mehr. Wir teilen es in vier Bereiche.
1. Kaufmännische Aufgaben: das Geld der Gemeinschaft
- Wirtschaftsplan aufstellen und der Versammlung vorlegen
- Jahresabrechnung und Einzelabrechnungen erstellen – bei uns in der ersten Jahreshälfte, vertraglich zugesichert
- Vermögensbericht einmal im Jahr (§ 28 Absatz 4 WEG)
- Hausgeld einziehen, Zahlungen buchen, bei Rückständen mahnen
- Rechnungen prüfen, Belege sortieren, Belegprüfung mit dem Verwaltungsbeirat vorbereiten
- Konten der Gemeinschaft führen und die Rücklage sauber vom laufenden Geld trennen
- Heizkostenabrechnung veranlassen und prüfen
- Sonderumlagen berechnen und einziehen
- Angestellte der Gemeinschaft abrechnen, etwa Hausmeister oder Reinigungskräfte
- Bei Wohnungsverkäufen die nötigen Unterlagen und Auskünfte liefern
2. Technische Aufgaben: das Haus in Schuss halten
- Regelmäßige Begehungen von Gebäude und Außenanlage
- Schäden aufnehmen, Handwerker beauftragen, Ausführung kontrollieren
- Angebote einholen, vergeben, Rechnungen prüfen, Mängel rügen, Gewährleistung im Blick behalten
- Verkehrssicherungspflichten erfüllen: Beleuchtung, Streupflicht, Spielgeräte, Bäume
- Prüffristen einhalten – Aufzug, Heizung, Rauchmelder, Brandschutz, Doppelparker, Rolltore
- Verbrauchswerte für Heizung, Wasser und Strom erfassen lassen
- Versicherungsschäden melden und mit der Versicherung abwickeln
- Instandhaltungsplanung für die nächsten Jahre vorbereiten
3. Rechtliche Aufgaben: die Gemeinschaft absichern
- Die Gemeinschaft nach außen vertreten (§ 9b WEG)
- Verträge abschließen und prüfen: Versicherung, Wartung, Dienstleister, Energie
- Bei Hausgeldrückständen mahnen und, wenn nötig, klagen lassen
- Bei Beschlussanfechtungen mitwirken und Termine wahrnehmen
- Gesetzesänderungen und neue Urteile auf die Gemeinschaft anwenden
- Auflagen von Ämtern umsetzen und Genehmigungen beschaffen
Eine Verwaltung ist keine Anwaltskanzlei. Sie darf im Rahmen ihrer Aufgaben rechtlich tätig werden, holt bei echten Streitfällen aber einen Fachanwalt dazu.
4. Organisatorische Aufgaben: alles am Laufen halten
- Eigentümerversammlung vorbereiten, einladen und durchführen – die Einladungsfrist beträgt seit der Reform drei Wochen
- Protokoll schreiben, versenden und die Beschluss-Sammlung führen (§ 24 Absatz 7 WEG)
- Beschlüsse umsetzen – bei uns in der Regel innerhalb von sieben Tagen nach der Versammlung
- Korrespondenz mit Eigentümern, Mietern, Handwerkern, Ämtern und Versicherungen
- Hausordnung aufstellen und auf ihre Einhaltung achten
- Beschwerden aufnehmen, dokumentieren und abarbeiten
- Rundschreiben und Aushänge im Haus
Bei uns landet jede Meldung als Vorgang im GOTTSCHLING Portal. Sie sehen jederzeit, wer woran arbeitet und was zuletzt passiert ist – auch per App.
Was sich mit der WEG-Reform geändert hat
Am 1. Dezember 2020 ist das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz in Kraft getreten. Vier Punkte sind für Eigentümer wichtig:
- Der Verwalter vertritt die Gemeinschaft. Verträge schließt nicht mehr jeder Eigentümer mit, sondern die Gemeinschaft, vertreten durch die Verwaltung.
- Zertifizierter Verwalter. Jeder Eigentümer kann verlangen, dass die Gemeinschaft einen zertifizierten Verwalter bestellt. Der Nachweis läuft über eine Prüfung bei der Industrie- und Handelskammer.
- Vermögensbericht. Einmal im Jahr muss die Verwaltung offenlegen, wie es um das Vermögen der Gemeinschaft steht – vor allem um die Rücklage.
- Bauliche Veränderungen sind einfacher geworden. Für Barrierefreiheit, Lademöglichkeiten für E-Autos, Einbruchschutz und schnelles Internet gibt es einen Anspruch auf Gestattung.
Die Angaben hier sind eine Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Was eine WEG-Verwaltung nicht macht
Diese Verwechslung sorgt regelmäßig für Ärger, deshalb hier klar getrennt:
- Ihre vermietete Wohnung betreut die WEG-Verwaltung nicht. Mieter suchen, Miete einziehen, Nebenkosten abrechnen – das ist Sondereigentumsverwaltung oder Mietverwaltung.
- Schäden in Ihrer Wohnung sind Ihre Sache. Die Gemeinschaft kümmert sich um das gemeinschaftliche Eigentum: Dach, Fassade, Treppenhaus, Leitungen bis zur Wohnung.
- Der Hausmeister ist ein eigener Dienstleister. Wir organisieren ihn – unser eigenes Hausmeister-Team übernimmt das auf Wunsch mit.
- Entscheidungen der Gemeinschaft trifft die Versammlung, nicht die Verwaltung. Nur Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung darf die Verwaltung allein veranlassen.
Woran Sie eine gute WEG-Verwaltung erkennen
- Die Abrechnung kommt früh. Wer die Jahresabrechnung erst im Herbst schickt, hat ein Organisationsproblem. Wir sagen die erste Jahreshälfte vertraglich zu.
- Beschlüsse werden umgesetzt. Fragen Sie nach, was aus den Beschlüssen der letzten Versammlung geworden ist. Die Antwort sagt alles.
- Jemand geht ans Telefon. Erreichbarkeit ist kein Extra, sondern die Grundlage.
- Alles ist nachvollziehbar. Jeder Vorgang dokumentiert, jeder Beleg auffindbar, Zugriff für Eigentümer rund um die Uhr.
- Sie kommen wieder raus. Unser Verwaltervertrag lässt sich jedes Jahr zum Jahresende ohne Angabe von Gründen beenden.
WEG-Verwaltung in Essen und im Ruhrgebiet
Wir verwalten rund 4.000 Einheiten – von der Sechs-Parteien-Anlage in Frohnhausen bis zur großen Gemeinschaft in Rüttenscheid. Das Büro steht in der Gemarkenstraße in Essen-Holsterhausen, die Wege zu den Objekten sind kurz.
Dazu kommen Gemeinschaften in Bochum, Oberhausen, Mülheim an der Ruhr, Duisburg, Gelsenkirchen, Düsseldorf und Ratingen.
Sie wollen wissen, was das kostet? Die Preise für die WEG-Verwaltung können Sie sich selbst zusammenstellen. Und wenn Sie mit Ihrer jetzigen Verwaltung unzufrieden sind: So läuft ein Verwalterwechsel ab.
Was hinter den Aufgaben steckt
Christian Gottschling, Geschäftsführer
Sie sehen im Alltag nur das Ergebnis: Abrechnung pünktlich, Beschlüsse umgesetzt, Handwerker koordiniert. Die Arbeit dahinter ist der eigentliche Punkt.
Häufige Fragen zu den Aufgaben eines WEG-Verwalters
Muss eine Eigentümergemeinschaft überhaupt einen Verwalter haben?
Vorgeschrieben ist es nicht in jedem Fall. Aber jeder einzelne Eigentümer kann die Bestellung eines Verwalters verlangen. In der Praxis läuft eine Gemeinschaft ohne Verwaltung selten lange rund.
Wie lange wird ein Verwalter bestellt?
Höchstens für fünf Jahre. Nach der ersten Bestellung in einer neuen Anlage sind es höchstens drei Jahre. Danach muss die Gemeinschaft neu beschließen.
Kann die Gemeinschaft den Verwalter vorzeitig loswerden?
Ja. Seit der Reform kann die Gemeinschaft den Verwalter jederzeit abberufen, ohne dass ein wichtiger Grund vorliegen muss. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate später.
Was ist ein zertifizierter Verwalter?
Ein Verwalter, der vor der Industrie- und Handelskammer eine Prüfung abgelegt hat. Jeder Eigentümer kann verlangen, dass die Gemeinschaft einen zertifizierten Verwalter bestellt.
Wann muss die Jahresabrechnung kommen?
Das Gesetz nennt keinen festen Stichtag, verlangt aber eine zeitnahe Abrechnung. Üblich ist das erste Halbjahr. Wir sichern die erste Jahreshälfte vertraglich zu.
Darf der Verwalter allein Handwerker beauftragen?
Bei kleinen Sachen ja – bei Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung und bei Gefahr im Verzug. Größere Aufträge gehören in die Versammlung, es sei denn, die Gemeinschaft hat der Verwaltung dafür vorab einen Rahmen beschlossen.
Wer kümmert sich um meinen Mieter?
Nicht die WEG-Verwaltung. Dafür gibt es die Sondereigentumsverwaltung. Sie übernimmt Mietersuche, Mietinkasso und Nebenkostenabrechnung für Ihre Wohnung.
Was passiert, wenn ein Eigentümer sein Hausgeld nicht zahlt?
Die Verwaltung mahnt und leitet, wenn nötig, das gerichtliche Verfahren ein. Bleibt es dabei, tragen die übrigen Eigentümer die Lücke zunächst mit – deshalb ist konsequentes Mahnwesen kein Selbstzweck.
Fazit
Ein WEG-Verwalter führt das Geld der Gemeinschaft, hält das Haus technisch in Ordnung, vertritt die Eigentümer nach außen und organisiert Versammlung und Beschlüsse. Entschieden wird trotzdem in der Eigentümerversammlung – die Verwaltung bereitet vor und setzt um.
Ob eine Verwaltung gut arbeitet, erkennen Sie an drei Dingen: Kommt die Abrechnung früh? Werden Beschlüsse umgesetzt? Geht jemand ans Telefon? Wenn Sie bei Ihrer aktuellen Verwaltung dreimal zögern, lohnt sich ein Gespräch.
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