Ein großer Teil der Verwalterarbeit läuft im Hintergrund. Hier sehen Sie, welche Aufgaben Eigentümer und Verwaltungsbeirat mitbekommen – und welche nicht.
Das sieht der Eigentümer
- Wirtschaftsplan
- Hausgeldabrechnung
- Eigentümerversammlung
- Rundschreiben
- Aushänge
- Mitarbeiter bei Anwesenheit in der Wohnanlage
- Individuelle Leistungen wie Beratung/Information
- Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen
Einen tieferen Einblick erhalten Verwaltungsbeiräte
- Veranlassen von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen (Preisanfragen, Ausschreibungen, Erstellen von Preisspiegeln, Beratung, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle)
- Belegprüfung
- Vorbereitung der Eigentümerversammlungen
- Ortstermine
- Beiratsgespräche
- Korrespondenz und Verträge
- Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung
- Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld
Diese Leistungen sieht der Eigentümer nicht
Kaufmännische Leistungen
- Verbuchen sämtlicher Geldein- und -ausgänge
- Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeiträgen
- Bearbeiten von Lastschriftbuchungen
- Überwachen von Zahlungseingängen
- Mahnen, ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
- Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeld- und Sparkonten
- Rechnungskontrolle
- Anweisen und Veranlassen von Zahlungen
- Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschließlich Lohnbuchhaltung
- Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksamen Leistungen
- Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft
- Errechnen und Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen
- Erstellen von Wirtschaftsplänen, Abrechnungen
- Veranlassen von Heizkostenabrechnungen
- Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser-/Stromverbrauch)
- Kennen und Beachten von Lohn-, Einkommenssteuer-, Umsatzsteuergesetz, Abgabenverordnung, Grundsteuergesetz etc.
Technische Leistungen
- Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen und Angebotsspiegeln; Nachhalten von Terminen (Angeboten, Auftragsführungen, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen)
- Einweisen und Einarbeiten der Hausmeister
- Beschaffen öffentlich-rechtlicher Genehmigungen (Antenne)
- Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen (Gebäude-, Gewässerschutz-, Glasbruch-, Haftpflichtversicherung,
Aufzug-, Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscherwartung) - Vorbereiten und Organisieren von TÜV-, Brandschutz-, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung,
Rolltor, Heizung, Feuerlöscher etc.) - Bearbeiten von Schlüsselbestellungen
- Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (z.B. Rohrbruch) einschließlich Veranlassen der Schadensbeseitigung
durch Handwerker und Abrechnen mit Versicherung - Vergeben/Überwachen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen einschließlich Abrechnen
- Beauftragen von Sachverständigen
- Kennen und Beachten von z. B. AGB, BGB, WEG, Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts-, Baumsatzung,
Heizkostenverordnung, Heizanlagenverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschließlich der Durchführungsbestimmungen
Allgemeine Verwaltung
- Korrespondenz mit Eigentümern
- Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten
- Bearbeiten von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung
- Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft
- Beraten von Eigentümern, Hausmeistern
- Abschluss von Verträgen (Wartungs-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Lieferverträge etc.)
- Terminabstimmung, Saalbestellung, Erstellen von Tagesordnung und Beschlussentwürfen zur Eigentümerversammlung
- Erstellen der Beschlussniederschrift einschließlich Versenden an alle Eigentümer
- Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen
- Erteilen von Genehmigungen (Telefon, Veräußerungen, Vermietungen, gewerbliche Nutzung)
- Ausbilden von eigenem Personal und Angestellten der Gemeinschaft (Hausmeister)
- Kennen und Beachten von z. B. WEG, BGB, HGB, ErbbaurechtsVO, Zwangsversteigerungsgesetz, FGG, Konkursordnung, Nachbarschaftsrecht
Wer diese Arbeit übernimmt
Die Liste zeigt: Der sichtbare Teil ist nur die Spitze. Den vollständigen Leistungsumfang finden Sie bei den Aufgaben der WEG-Verwaltung. Wie sich kaufmännische und technische Betreuung im Alltag verbinden, zeigt die Seite zu Hausverwaltung und WEG-Verwaltung. Arbeiten am Objekt selbst übernimmt der Hausmeisterservice in Essen. Und wenn Ihre Gemeinschaft mit der bisherigen Betreuung unzufrieden ist, hilft der Verwalterwechsel weiter.