Was tut der Verwalter und wie viel sehen die Eigentümer davon?

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Wir haben für Sie zusammengestellt, welche Arbeiten Eigentümer und der Verwaltungsbeirat sehen – und welche nicht.

Das sieht der Eigentümer:

  • Wirtschaftsplan
  • Hausgeldabrechnung
  • Eigentümerversammlung
  • Rundschreiben
  • Aushänge
  • Mitarbeiter bei Anwesenheit in der Wohnanlage
  • Individuelle Leistungen wie Beratung/Information
  • Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen

 

Einen etwas tieferen Einblick erhalten Verwaltungsbeiräte:

  • Veranlassen von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen (Preisanfragen, Ausschreibungen, Erstellen von Preisspiegeln, Beratung, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle)
  • Belegprüfung
  • Vorbereitung der Eigentümerversammlungen
  • Ortstermine
  • Beiratsgespräche
  • Korrespondenz und Verträge
  • Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung
  • Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld

 

Diese Leistungen sieht der Eigentümer nicht!

 

Kaufmännische Leistungen:

  • Verbuchen sämtlicher Geldein- und -ausgänge
  • Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeiträgen
  • Bearbeiten von Lastschriftbuchungen
  • Überwachen von Zahlungseingängen
  • Mahnen, ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
  • Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeld- und Sparkonten
  • Rechnungskontrolle
  • Anweisen und Veranlassen von Zahlungen
  • Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschließlich Lohnbuchhaltung
  • Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksame Leistungen
  • Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft
  • Errechnen und Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen
  • Erstellen von Wirtschaftsplänen, Abrechnungen
  • Veranlassen von Heizkostenabrechnungen
  • Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser-/Stromverbrauch)
  • Kennen und Beachten von Lohn-, Einkommenssteuer-, Umsatzsteuergesetz, Abgabenverordnung, Grundsteuergesetz etc.

 

Technische Leistungen:

  • Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln Nachhalten von Terminen (Angeboten, Auftragsführungen, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen)
  • Einweisen und Einarbeiten der Hausmeister
  • Beschaffen öffentlich-rechtlicher Genehmigungen (Antenne)
  • Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen (Gebäude-, Gewässerschutz-, Glasbruch-, Haftpflichtversicherung,
    Aufzug-, Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscherwartung)
  • Vorbereiten und Organisieren von TÜV-, Brandschutz-, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung,
    Rolltor, Heizung, Feuerlöscher etc.)
  • Bearbeiten von Schlüsselbestellungen
  • Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (z.B. Rohrbruch) einschließlich Veranlassen der Schadensbeseitigung
    durch Handwerker und Abrechnen mit Versicherung
  • Vergeben/Überwachen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen einschließlich Abrechnen
  • Beauftragen von Sachverständigen
  • Kennen und Beachten von z.B. AGB, BGB, WEG, Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts-, Baumsatzung,
    Heizkostenverordnung, Heizanlagenverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschließlich der Durchführungsbestimmungen

 

Allgemeine Verwaltung:

  • Korrespondenz mit Eigentümern
  • Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten
  • Bearbeiten von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung
  • Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft
  • Beraten von Eigentümern, Hausmeistern
  • Abschluss von Verträgen (Wartungs-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Lieferverträge etc.)
  • Terminabstimmung, Saalbestellung, Erstellen von Tagesordnung und Beschlussentwürfen zur Eigentümerversammlung
  • Erstellen der Beschlussniederschrift einschließlich Versenden an alle Eigentümer
  • Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen
  • Erteilen von Genehmigungen (Telefon, Veräußerungen, Vermietungen, gewerbliche Nutzung)
  • Ausbilden von eigenem Personal und Angestellten der Gemeinschaft (Hausmeister)
  • Kennen und Beachten von z.B. WEG, BGB, HGB, ErbbaurechtsVO, Zwangsversteigerungsgesetz, FGG Konkursordnung, Nachbarschaftsrecht